1. مقدمة ونطاق السياسة
تحترم إبداع الخطى للتدريب والتطوير خصوصية زوار الموقع والمتدربين والمدربين والمستخدمين المخولين لإدارة المنصة. توضح هذه السياسة أصناف المعلومات التي يمكن جمعها أثناء تصفح الموقع أو التسجيل أو المشاركة في الأنشطة، والأغراض التي تُستخدم من أجلها، والحالات التي قد يلزم فيها الإفصاح عنها. تشمل السياسة المعلومات المقدمة مباشرةً من المستخدم والبيانات الناتجة عن عمليات التسجيل والحضور والتقييم والتواصل وتوثيق رسوم الاشتراك.
2. المعلومات الشخصية وبيانات التسجيل
عند التسجيل في دورة أو ورشة أو فعالية قد تُطلب بيانات مثل الاسم الكامل بالعربية والإنجليزية، ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وتاريخ الميلاد والجنس والمحافظة والعنوان والمؤهل العلمي والتخصص والحالة الوظيفية وجهة العمل والمسمى الوظيفي وغيرها من المعلومات الضرورية بحسب نوع النشاط. لا يلزم تقديم جميع هذه البيانات في كل نشاط، وإنما بحسب متطلبات البرنامج وآلية التسجيل. ويتحمل المستخدم مسؤولية تقديم معلومات صحيحة، مع إتاحة التصحيح أو التحديث وفق الإجراءات المتوفرة.
3. سجلات التدريب والحضور والتقييم
قد تحتفظ المنصة بسجلات تتعلق بالأنشطة التي سجّل فيها المتدرب، وحالة طلباته، ومواعيد المشاركة، والحضور والغياب، والتقييمات والاستبيانات، والشهادات أو الوثائق المرتبطة بالبرنامج عند توفرها. تُستخدم هذه السجلات لإدارة العملية التدريبية، وتنظيم الحضور، وتوثيق المشاركة، وتحسين الخدمات، وإعداد التقارير اللازمة للإدارة. ولا ينبغي إتاحة بيانات المتدربين الفردية أو أعداد التسجيل الداخلية على الواجهات العامة إلا بالقدر الذي تسمح به الصلاحيات والسياسة المعتمدة.
4. معلومات الدفع والتحويل عبر السوبر كي
عند التسجيل في نشاط مدفوع باستخدام وسيط مالي خارجي مثل السوبر كي، قد تحتاج إبداع الخطى إلى معالجة الحد الأدنى من البيانات المطلوبة لتوثيق المبلغ والتحقق من ارتباطه بالتسجيل، مثل قيمة الحوالة وتاريخها والرقم المرجعي وإثبات الدفع واسم النشاط وبيانات التواصل المسجلة. الغرض من هذه البيانات هو مطابقة التحويل وإثبات استلام رسوم الاشتراك ومراجعة طلبات الإلغاء والاسترجاع. أما إجراءات التحويل المالي التي ينفذها وسيط الدفع فتخضع أيضاً لسياساته وشروطه الخاصة. لا ينبغي إرسال الرقم السري أو كلمة مرور الخدمة أو رمز التحقق OTP إلى المنصة أو إلى موظف متابعة.
5. أغراض استخدام المعلومات
تُستخدم البيانات التي يجري جمعها لإتمام التسجيلات والتحقق من هوية المشاركين عند الحاجة وتنظيم الأنشطة وإدارة الحضور وإرسال المعلومات والتحديثات المتعلقة بالمواعيد والمتطلبات. كما يمكن استخدامها لتوثيق رسوم الاشتراك، ومعالجة الاستفسارات والإلغاء والاسترجاع، وإدارة التقييمات والشهادات والسجلات التدريبية، وتحسين جودة البرامج، وحماية المنصة من الطلبات غير الصحيحة أو الاستخدام غير المصرح به. ويجب أن يظل استخدام المعلومات مرتبطاً بأغراض مشروعة ومحددة تخص الخدمات المقدمة.
6. التواصل والإشعارات
قد يتم استخدام رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني المقدم للتواصل بخصوص التسجيل أو تغيير مواعيد الأنشطة أو متطلبات الحضور أو توثيق الدفع. وقد تشمل وسائل التواصل رسائل الهاتف أو البريد أو واتساب بحسب القنوات المتاحة والمعتمدة. ينبغي أن تكون الرسائل التشغيلية ذات صلة مباشرةً بالخدمة أو المشاركة. وإذا استُخدمت البيانات لإشعارات اختيارية أو مواد إعلامية لا تلزم لتنفيذ الخدمة، فينبغي توفير آلية مناسبة لإدارة تفضيلات التواصل حيثما يقتضي القانون أو نوع الرسالة.
8. حماية المعلومات والصلاحيات
تسعى إدارة المنصة إلى استخدام ضوابط مناسبة لحماية البيانات، بما في ذلك تنظيم صلاحيات الوصول بحسب أدوار المستخدمين والحد من الاطلاع غير الضروري على سجلات المتدربين والمدربين والعمليات المالية. ويجب التعامل مع كلمات المرور ورموز الجلسات والمستندات المالية بعناية، مع اعتماد وسائل حماية تقنية وتنظيمية متناسبة مع حساسية المعلومات. ومع ذلك، لا توجد وسيلة إلكترونية تضمن الحماية المطلقة، ولذلك تُراجع إجراءات الحماية ويُحدّث تطبيقها عند الحاجة.
10. الاحتفاظ بالسجلات وحذفها
قد يُحتفظ بمعلومات التسجيل والحضور والتقييم والدفع للفترة اللازمة لإدارة السجل التدريبي وتوثيق المشاركة والتعامل مع الالتزامات المالية والمراجعات والطلبات القانونية. لا يعني انتهاء النشاط بالضرورة حذف جميع بياناته فوراً، كما لا ينبغي الاحتفاظ بالمعلومات لمدة أطول من الحاجة المشروعة دون سبب مناسب. تحدد مدد الحفظ وآليات الإتلاف وفق طبيعة السجل والمتطلبات التشغيلية والقانونية. ويمكن النظر في طلبات الحذف أو تقييد الاستخدام مع مراعاة السجلات التي يجب الاحتفاظ بها لأسباب نظامية أو قانونية.
11. الاطلاع والتصحيح وطلبات الخصوصية
يمكن للمستخدم التواصل مع إدارة إبداع الخطى للاستفسار عن بياناته المسجلة أو طلب تصحيح معلومات غير دقيقة أو تحديث بيانات التواصل أو الاعتراض على استخدام معين للمعلومات، وفق الإجراءات والحقوق التي يتيحها القانون المعمول به. قد يُطلب إثبات مناسب للتحقق من هوية صاحب الطلب قبل إتاحة معلومات شخصية أو تنفيذ تعديل حساس، وذلك لحماية الحساب ومنع اطلاع الآخرين على بياناته دون تخويل.
12. دقة المعلومات ومسؤولية المستخدم
يُرجى تقديم البيانات المطلوبة بصورة صحيحة عند التسجيل، وخصوصاً الاسم ورقم الهاتف ومعلومات النشاط ومراجع الدفع. قد تؤدي المعلومات غير الدقيقة إلى تأخير مطابقة الحوالة أو إصدار الوثائق أو التواصل بشأن مواعيد التدريب. كما تقع على المستخدم مسؤولية الحفاظ على سرية بيانات الدخول وعدم مشاركة كلمة المرور أو رمز التحقق مع الآخرين، وإبلاغ الجهة المختصة عند الاشتباه بإمكانية وصول غير مصرح به إلى حسابه.
13. تحديث السياسة والتواصل
قد يجري تحديث هذه السياسة عند تعديل الخدمات أو إجراءات الدفع أو إدارة البيانات أو عند وجود متطلبات قانونية جديدة. تُنشر النسخة المعتمدة في الموقع، وينبغي إيضاح التغييرات الجوهرية للمستخدمين بالوسائل المناسبة عند الحاجة. للاستفسار عن الخصوصية أو طلب مراجعة البيانات أو مناقشة طريقة استخدام معلومات التسجيل والدفع، يمكن الرجوع إلى صفحة تواصل معنا والقنوات الرسمية المعلنة من إبداع الخطى للتدريب والتطوير.